PDF Toegankelijkheid voor Overheidsorganisaties

Besluit Digitale Toegankelijkheid: Wettelijke Vereisten voor Nederlandse Overheid

Het Besluit Digitale Toegankelijkheid is de Nederlandse implementatie van de EU Webtoegankelijkheidsrichtlijn (2016/2102). Het verplicht dat alle digitale content gepubliceerd door Nederlandse overheidsorganisaties—websites, mobiele applicaties en documenten inclusief PDF's—moet voldoen aan EN 301 549, de Europese toegankelijkheidsstandaard die verwijst naar WCAG 2.1 AA.

Het Besluit geldt voor alle niveaus van de Nederlandse overheid: rijksministeries, provinciale overheden, gemeenten, waterschappen en publieke organen. Het geldt ook voor organisaties die publieke taken uitvoeren of significante overheidsfinanciering ontvangen. Handhaving wordt uitgevoerd door de ACM (Autoriteit Consument & Markt), die compliance-beoordelingen uitvoert en sancties kan opleggen bij aanhoudende niet-naleving.

Documenttoegankelijkheidsvereisten PDF-documenten gepubliceerd op overheidswebsites moeten voldoen aan dezelfde toegankelijkheidsstandaarden als webpagina's. Dit omvat beleidsdocumenten, formulieren, jaarverslagen, aanbestedingsdocumenten en bekendmakingen. Documenten gepubliceerd na 23 september 2020 moeten toegankelijk zijn—er is geen 'legacy-vrijstelling' voor nieuw gepubliceerde content ongeacht wanneer deze oorspronkelijk is gemaakt.

Toegankelijkheidsverklaringen Overheidsorganisaties moeten toegankelijkheidsverklaringen publiceren op hun websites. Deze verklaringen moeten de conformiteitsstatus van de website en documenten aangeven, bekende toegankelijkheidsbarrières beschrijven, en contactinformatie bieden voor toegankelijkheidskwesties. De verklaringen moeten jaarlijks worden bijgewerkt.

Toegankelijkheidsuitdagingen in Overheidsdocumenten

Overheidsorganisaties staan voor specifieke uitdagingen bij het bereiken van documenttoegankelijkheid door het volume, de variëteit en de legacy-aard van hun documentportfolio's.

Formulieren en Interactieve Documenten Overheidsformulieren—aanvragen, verklaringen, registraties—behoren tot de meest kritieke documenten voor burgers. Toch hebben veel overheids-PDF's formuliervelden zonder labels, onlogische tabvolgorde, ontbrekende veldbeschrijvingen en geen foutafhandeling. Burgers die schermlezers gebruiken kunnen mogelijk essentiële transacties zoals belastingaangiften, vergunningaanvragen of uitkeringsaanvragen niet voltooien.

Beleidsdocumenten en Rapporten Lange beleidsdocumenten hebben vaak complexe structuren met meerdere kopniveaus, kruisverwijzingen, voetnoten en bijlagen. Deze vereisen zorgvuldige tagging om navigeerbaar te zijn. Inhoudsopgaven moeten linken naar hun corresponderende secties. Figuren en grafieken hebben uitgebreide alternatieve tekst nodig die de beleidsimplicaties overbrengt, niet alleen de visuele content.

Juridische en Wetteksten Wettelijke documenten hebben specifieke structuurvereisten—artikelen, leden, subleden—die semantisch getagd moeten worden. Kruisverwijzingen naar andere wetgeving moeten identificeerbaar zijn. Deze documenten zijn vaak lang en vereisen bladwijzers en juiste koppenstructuur voor efficiënte navigatie.

Meertalige Documenten Overheidsdocumenten worden vaak gepubliceerd in het Nederlands met Engelse of andere taalversies. Elke versie moet onafhankelijk toegankelijk zijn met correcte taaltags zodat schermlezers tekst correct uitspreken. Documenten met meerdere talen moeten taalwisselingen inline markeren.

Toegankelijkheid in Overheidsinkoop: TenderNed Vereisten

Nederlandse overheidsinkoop vereist steeds vaker toegankelijkheidscompliance. Organisaties die bieden op overheidscontracten moeten aantonen dat hun leveringen—inclusief documenten—voldoen aan toegankelijkheidsstandaarden.

TenderNed en Inkoopvereisten TenderNed, het elektronische inkoopsysteem van de Nederlandse overheid, publiceert aanbestedingen die vaak toegankelijkheidsvereisten bevatten. Biedingen kunnen worden beoordeeld op of voorgestelde oplossingen voldoen aan EN 301 549 en WCAG 2.2 AA. Voor contracten met documentleveringen kan PDF/UA-compliance expliciet vereist zijn.

Compliance Aantonen Overheidsopdrachtnemers moeten hun toegankelijkheidscapaciteiten aantonen. Dit kan omvatten: compliance-certificaten voor bestaande documenten, documentatie van toegankelijkheidstestmethodologie, processen voor het waarborgen van voortdurende toegankelijkheid, en trainingsregistraties van personeel. EqualXS levert compliance-certificering die voldoet aan deze inkoopvereisten.

Contractleveringen Documenten geleverd onder overheidscontracten moeten voldoen aan dezelfde toegankelijkheidsstandaarden als intern geproduceerde documenten. Opdrachtnemers moeten toegankelijkheidsbeoordeling inbouwen in hun leveringsprocessen en ervoor zorgen dat ze de capaciteit hebben om documenten te remediëren die niet door toegankelijkheidstests komen.

Doorwerking naar Subsidieontvangers Organisaties die overheidsfinanciering ontvangen kunnen ook onderworpen zijn aan toegankelijkheidsvereisten. Gesubsidieerde organisaties, ZBO's (zelfstandige bestuursorganen) en publiek-private samenwerkingen moeten hun toegankelijkheidsverplichtingen verifiëren.

Documenttoegankelijkheid Implementeren voor Overheidsorganisaties

Overheidsorganisaties hebben systematische benaderingen nodig om documenttoegankelijkheid te bereiken en te behouden over afdelingen en documenttypen heen.

Fase 1: Portfolio-beoordeling Begin met een uitgebreide audit van je documentportfolio. Identificeer alle documenttypen die worden gepubliceerd binnen je organisatie—beleidsdocumenten, formulieren, rapporten, bekendmakingen. Beoordeel de huidige toegankelijkheidsstatus met geautomatiseerde tools zoals PAC voor initiële screening. EqualXS levert gedetailleerde portfolio-beoordelingen die mappen naar Besluit-vereisten.

Fase 2: Prioriteitsremediatie Niet alle documenten hebben gelijke prioriteit. Richt je eerst op: documenten met actief burgergebruik (formulieren, veelgeraadpleegde informatie), documenten waarover je toegankelijkheidsklachten hebt ontvangen, nieuw gepubliceerde documenten (die geen legacy-vrijstelling hebben), en documenten met juridische betekenis. Pak deze direct aan terwijl je langetermijnprocessen ontwikkelt.

Fase 3: Sjabloonstandardisatie Creëer toegankelijke sjablonen voor veelvoorkomende documenttypen binnen je organisatie. Gestandaardiseerde sjablonen voor beleidsdocumenten, formulieren, rapporten en bekendmakingen zorgen ervoor dat nieuwe documenten starten vanaf een toegankelijke basis. Neem toegankelijkheidscheckers op in documentgoedkeuringsworkflows.

Fase 4: Personeelstraining Train personeel dat documenten creëert over toegankelijkheidsvereisten en -technieken. Dit omvat: toegankelijke Word- en PowerPoint-creatie, juiste PDF-exportprocedures, het schrijven van alternatieve tekst, en gebruik van toegankelijkheidscontroletools. Verschillende training kan nodig zijn voor verschillende rollen—beleidsschrijvers, webteams, communicatieafdelingen.

Fase 5: Doorlopende Compliance Stel processen op voor het handhaven van compliance: regelmatige toegankelijkheidsaudits, procedures voor het reageren op burgertoegangsverzoeken (vereist onder het Besluit), jaarlijkse updates van toegankelijkheidsverklaringen, en integratie van toegankelijkheid in documentgovernance. EqualXS biedt doorlopende monitoringdiensten om je compliance-status te behouden.